Tietosuojaseloste Tokko Group Oy
Yleistä
Tämä tietosuojaseloste kuvaa sitä, miten Tokko Group Oy (jäljempänä ”Tokko Group”) käsittelee palveluidensa käyttäjinä olevien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja omassa toiminnassaan. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Tokko Group Oy:n liiketoimintaprosesseihin ja sivustoihin, toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin, pilvipalveluihin ja muihin tämän tarjoamiin palveluihin. Ellei toisin ole erikseen todettu, tämä tietosuojaseloste soveltuu myös muiden Tokko Group –ryhmään kuuluvien yhtiöiden tai yksityishenkilöiden suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.
Tokko Group verkkosivustot sekä muut palvelut saattavat lisäksi aika ajoin sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sosiaalisiin verkostoihin. Näihin kolmansien osapuolten sosiaalisiin verkostoihin sekä niiden kautta tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia tietosuojaselosteita.
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Tokko Groupin tekemästä henkilötietojen käsittelystä silloin, kun Tokko Group tai Tokko Group –ryhmään kuuluva yhtiö tai yksityishenkilö toimii rekisterinpitäjänä. Käsittelemme aina henkilötietojasi ainoastaan siinä määrin kuin tarpeellista esimerkiksi palveluidemme toimittamiseksi ja aina soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Antamalla meille henkilötietosi ilmaiset lukeneesi ja olevasi tietoinen tämän tietosuojaselosteen mukaisista henkilötietojen käsittelyä koskevista menettelytavoista ja ehdoista. Mikäli et hyväksy tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käsittelyn periaatteita, älä luovuta meille henkilötietojasi.
Rekisterinpitäjä
Ellei toisin ole erikseen todettu, tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii:
Tokko Group Oy
Y-tunnus: 3108947-4
Osoite: Nordenskiöldinkatu 3a, 00250, Helsinki
Puhelin: +358 44 336 7822
Sähköposti: info@tokko.fi
Ja/tai (tapauksen mukaan):
Se Tokko Group –ryhmään kuuluva yhtiö, jolle olet luovuttanut henkilötietojasi tai jolta olet vastaanottanut markkinointiviestintää.
Jos et ole varma siitä, kuka toimii henkilötietojesi osalta rekisterinpitäjänä, voit ottaa yhteyttä Tokko Groupiin tässä tietosuojaselosteessa annettuja yhteystietoja käyttäen kysyäksesi asiaa.
Henkilötietojen käsittelystä vastaava henkilö
Tomi Hyttinen
Toimitusjohtaja
Tokko Group Oy
Nordenskiöldinkatu 3a, 00250, Helsinki
00250 HELSINKI
FINLAND
Puhelin: +358 44 336 7822
Email: info@tokko.fi
Henkilötietojen käsittelytarkoitukset ja oikeusperuste
Tokko Group käsittelee henkilötietoja seuraavissa alla listatuissa tarkoituksissa.
Asiakkuussuhteet
Tokko Group käsittelee keräämiään henkilötietoja ensisijaisesti niiden Tokko Group palveluiden toimittamiseksi ja tuottamiseksi, jotka henkilö on tilannut tai joita käyttämään henkilö on rekisteröitynyt. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.
Markkinointi
Tokko Group saattaa käsitellä henkilöiltä keräämiään henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin, mikäli henkilö on tähän antanut suostumuksensa tai tietyissä tapauksissa ei ole tätä erikseen kieltänyt. Henkilöillä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus tietojensa käyttö markkinointitarkoituksiin joko ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa annettuihin yhteystietoihin tai käyttäen markkinointiviestinnässä annettua opt-out mahdollisuutta (kuten esim. peruuta tilaus –linkkiä).
Tokko Group ei myy tai luovuta käsittelemiään henkilötietoja kolmansille tahoille näiden omia markkinointitarkoituksia varten, ellei henkilö ole tähän erikseen antanut suostumustaan. Tokko Group toisten rekisterinpitäjien puolesta näiden käsittelijänä suorittamat markkinointitoimenpiteet on kuvattu alla.
Sijoittajat
Tokko Group käsittelee keräämiään sijoittajien henkilötietoja osakeyhtiölain mukaisesti. Tämän rekisterin käyttötarkoituksena on mahdollistaa Tokko Groupin osakkeenomistajien ilmoittautuminen yhtiökokoukseen. Henkilötietoja tarvitaan, jotta voidaan varmistua ilmoittautujan henkilöllisyydestä, osakeomistuksesta sekä tarkistaa henkilön oikeus osallistua yhtiökokoukseen.Osakkeenomistajien luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.Tietoja ei siirretä.
Käsittelyn oikeusperuste
Tokko Group käsittelee henkilötietojasi nojaten eri oikeusperusteeseen riippuen siitä, toimiiko Tokko Group käsittelemiesi henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä vai käsittelijänä. Tokko Group toimiessa itse rekisterinpitäjä henkilötietojesi käsittely perustuu joko a) rekisteröidyn Tokko Groupin kanssa Tokko Group -palveluiden tilauksesta tekemän sopimuksen toteuttamiseen, b) Tokko Groupin rekisteröidyn asiakassuhteeseen liittyvien oikeutettujen etujen toteuttamiseen, tai c) rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Tokko Groupin toimiessa käsittelijänä rekisterinpitäjänä toimivalle asiakasyritykselleen Tokko Groupin henkilötietojesi käsittely perustuu Tokko Groupin ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen palveluiden tilaamisesta.
Henkilötietojen antaminen Tokko Groupille ei pääsääntöisesti ole sopimuksen tai palveluiden toimittamisen ehto. Mikäli näin kuitenkin on, eikä Tokko Group voi esim. toteuttaa tilaamiasi palveluita ilman henkilötietojasi, on näiden tietojen antaminen merkitty erikseen pakolliseksi. Tällaisten pakollisiksi merkittyjen tietojen antamatta jättäminen voi estää Tokko Groupia toimittamasta tilaamiasi palveluita tai huomattavasti rajoittaa niiden toimittamista.
Käsiteltävät henkilötiedot
Tokko Group voi käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja asiakkuudenhoito- ja markkinointitarkoituksissa:
etu- ja sukunimi
yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Y-tunnus (yritykset)
sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen)
markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
Lisäksi Tokko Group voi yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä kerätä seuraavia henkilön yksilöintitietoja:
etu- ja sukunimi
henkilötunnus/y-tunnus
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
arvo-osuustilinumero
osake- ja äänimäärät
mahdollinen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus
Lisäksi Tokko Group voi asiakkuussuhteiden hoitamisen yhteydessä käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
asiakasnumero
y-tunnus
laskutustiedot
yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään muun muassa silloin, kun rekisteröity itse luovuttaa henkilötietojaan esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä, erilaisten rekisteröityjen käyttämien Tokko Groupin -palveluiden välityksellä sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä, joille rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa luovuttamiselle. Tällaisia kolmansia tahoja, joilta Tokko Group saattaa kerätä rekisteröityjen tietoja, voivat olla esimerkiksi erilaiset luottotietoja tai osoitetietoja tarjoavat yritykset.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tokko Group luovuttaa henkilötietoja ainoastaan niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin mitä on tarpeen palveluiden asianmukaiseksi toimittamiseksi. Tokko Group noudattaa aina asianmukaisia suojaustoimenpiteitä varmistaakseen henkilötietojen suojan luovutusten yhteydessä.
Tokko Group voi aika ajoin joutua luovuttamaan käsittelemiään henkilötietoja toimivaltaisille viranomaisille tai muille vastaaville tahoille tällaisten toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme uudelleen, käyttäjien henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille tai mahdollisille ostajille ja näiden neuvonantajille.
Tietoja voidaan luovuttaa Tokko Groupin valikoimille yhteistyökumppaneille sekä palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällaisissa tilanteissa Tokko Group huolehtii aina siitä, että sen henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat ovat sopimuksin sidottuja noudattamaan luottamuksellisuutta ja tietosuojaa, ja että henkilötietoja käsitellään ainoastaan Tokko Groupin tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.
Lisäksi Tokko Group luovuttaa säännöllisesti tietoja Tokko Group –ryhmään kuuluvien yhtiöiden sisällä. Osa Tokko Group –ryhmään kuuluvista yhtiöistä saattaa sijaita myös Suomen ulkopuolella, mistä johtuen tietoja saatetaan luovuttaa tai käsitellä myös Suomen ulkopuolella. Tokko Group –ryhmään kuuluvat yhtiöt eivät kuitenkin sijaitse EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Saatamme joissain tilanteissa (esim. tilanteissa joissa palveluntarjoajamme tai palvelimemme sijaitsevat ETA:n ulkopuolella) kuitenkin joutua siirtämään keräämiemme henkilötietoja myös ETA:n ulkopuolisiin maihin, joissa tietosuojan taso ei välttämättä ole todettu riittäväksi Euroopan Komission puolesta (esim. USA).
Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tällaisiin riittämättömän tietosuojan tason maihin, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen taikka muita vastaavia suojamekanismeja käyttäen. Euroopan komission mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilla ja muista siirtoperusteista voit pyytää kopion ottamalla yhteyttä Tokko Groupiin.
Henkilötietojen suojaus
Käytämme tarpeellisia ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.
Henkilötietojen säilytysaika
Tokko Group säilyttää henkilötietojasi vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Kun keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita, tuhoamme tai poistamme ne turvallisesti.
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen
Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidyille useita oikeuksia henkilötietojensa suhteen, jotka myös Tokko Group on sitoutunut toteuttamaan. Tokko Groupin palveluiden käyttäjällä on muun muassa oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot sekä pyytää jäljennös käyttäjästä kerätyistä henkilötiedoista. Milloin Tokko Groupin käyttäjän henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän suostumukseen, on käyttäjällä milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelylle antamansa suostumus.
Käyttäjän pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Käyttäjällä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi), mikäli käsittely on perustunut käyttäjän suostumukseen ja käyttäjä peruuttaa suostumuksensa, käyttäjän henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai käyttäjä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä käsittelylle ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi käyttäjällä on oikeus tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai toiselle rekisterinpitäjälle. Käyttäjällä voi olla tällainen oikeus muun muassa tilanteissa, joissa käsittelylle ei ole enää laillista perustetta mutta tietojen poiston sijaan käyttäjä haluaa ainoastaan rajoittaa käsittelyä tai kun käsittely on perustunut suostumukseen ja käsittely on ollut automaattista.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle koskien Tokko Groupin toimesta tapahtuvaa käyttäjän henkilötietojen käsittelyä, mikäli käyttäjä kokee, ettei Tokko Group ole käsitellyt käyttäjän tietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla taikka jos käyttäjän lain takaamiin oikeuksiin liittyviä pyyntöjä ei ole asianmukaisesti toteutettu. Kaikkien ETA maiden toimivaltaisten tietosuojaviranomaisten yhteystiedot löydät täältä.
Mikäli haluat käyttää jotain yllä kuvattua soveltuvan lain sinulle takaamia oikeuksia, voit tehdä niin ottamalla yhteyttä Tokko Groupiin (tai tapauksesta riippuen rekisterinpitäjänä toimivaan Tokko Group –ryhmään kuuluvaan yhtiöön) tässä tietosuojaselosteessa annettuja yhteystietoja hyödyntäen. Tokko Group saattaa joutua pyytämään joissain tapauksissa sinulta lisätietoja varmistuakseen siitä, että olet se henkilö kuka sanot olevasi. Mikäli Tokko Group toimii henkilötietojesi osalta ainoastaan toisen rekisterinpitäjän käsittelijänä, Tokko Group ohjeistaa sinua olemaan yhteydessä kyseiseen rekisterinpitäjään pyyntöihisi liittyen. Joidenkin palveluiden osalta Tokko Group tarjoaa sinulle lisäksi mahdollisuuden tarkastella, muuttaa ja poistaa omia tietojasi kirjautumalla Tokko Groupin käyttäjäportaaliin. Silloin kuin sinulla on tähän mahdollisuus, Tokko Group suosittelee ensijaisesti esim. päivittämään tietosi kyseisen käyttäjäportaalin välitykselllä.
Automaattinen tietojenkeruu
Tokko Group käyttää yleisesti käytössä olevia digitaalisen markkinoinnin menetelmiä ja työkaluja kerätessään tietoja liikkumisestasi verkkosivuillamme. Näitä tietoja kerätään sivustojemme käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi, mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseksi sekä kävijän mielenkiinnon kohteiden selvittämiseksi. Pääasiallisesti tietojen kerääminen tapahtuu evästeiden avulla (ks. alla), eikä niitä voi yhdistää henkilöön.
Tokko Groupin käyttämät evästeet
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta ymmärrämme paremmin millaisesta sisällöstä sivustomme kävijät ovat kiinnostuneita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.
Javascriptin ja palvelinlokien avulla voimme kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio sekä IP-osoite.
Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.
Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme mainonnan tehoa. Voimme kerätä esimerkiksi tietoa markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.
Käytämme sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka säilyvät vain sen kertaisen vierailusi ajan, että pysyviä evästeitä, joita säilytetään pitempiä aikoja useiden selailukertojen yli. Osa näistä evästeistä on suoraan vierailemallasi sivustoa hallinnoivan toimijan (kuten Tokko Group) evästeitä ja osa sivustolla palveluita tarjoavien kolmansien osapuolten (kuten analytiikkayhtiöt) evästeitä. Lisätietoja Tokko Groupin sivustolla käytetyistä evästeistä saat selaimesi eväste –asetusten kautta.
Voit estää tai poistaa evästeet käytöstä taikka muutoin hallinnoida evästeitä käyttämäsi selaimen asetuksista. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeiden käytön estäminen voi vaikuttaa sivuston joihinkin toiminnallisuuksiin etkä eston jälkeen enää välttämättä pääse hyötymään kaikista verkkosivustomme ominaisuuksista.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tokko Group kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Mikäli teemme muutoksia tietosuojaselosteeseen, julkaisemme muutetun selosteen ja muutoksentekopäivämäärän tällä sivustolla. Tästä johtuen suosittelemme, että käyttäjämme tarkistavat ajantasaisen tietosuojaselosteen säännöllisesti sivustoltamme.
Jos teemme ilmoituksemme merkittäviä muutoksia, jolloin yksityisyydensuojakäytäntömme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin, esimerkiksi lähettämällä sähköpostiviestin, julkaisemalla ilmoituksen konsernimme sivustossa ja/tai sosiaalisen median sivulla ennen muutosten voimaantuloa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2022.
Yhteydenotot
Jos mielessäsi on tietosuojasuojaselostettamme koskevia kommentteja tai kysymyksiä tai jos olet huolissasi yksityisyyden suojaamisesta tai tietojen käyttämisestä tai epäilet, että yksityisyyden suojaasi on loukattu, lähetä viesti osoitteeseen info@tokko.fi Voit myös lähestyä kirjeitse osoitteeseen Nordenskiöldinkatu 3a, 00250, Helsinki.
Käsittelemme pyyntösi luottamuksellisesti ja edustajamme ottaa tarvittaessa yhteyden antamaasi osoitteeseen. Pyrimme käsittelemään kommentit ajallaan ja niiden vaatimalla tavalla.